Τα πιο χρήσιμα online εργαλεία για ξενοδόχους

Τις τελευταίες εβδομάδες, περισσότερο από ποτέ, καταλάβαμε την κρισιμότητα της ψηφιοποίησης πολλών από των εργασιών μας. Δεν θα επικεντρωθούμε στο WFH (aka remote working ή τηλεργασία), αλλά θα δώσουμε έμφαση σε κάποια από τα πιο χρήσιμα Online εργαλεία που κάθε ξενοδόχος οφείλει να διαθέτει για να κάνει την καθημερινότητά του λίγο λιγότερο χαοτική και τον έλεγχο των δραστηριοτήτων περισσότερο συνεπή.

Επιπλέον, εργαλεία που σχετίζονται δεν έχουν να κάνουν τόσο πολύ με την οργάνωση των εργασιών αλλά με το marketing κρίνονται, και αυτά με την σειρά τους, απαραίτητα, από την στιγμή που δεν ανήκετε σε κάποια διεθνή αλυσίδα, όπου το πλάνο και η υλοποίηση γίνεται από την κεντρική διοίκηση.

Κάνοντας λόγο για εργαλεία και επιχειρήσεις, η Google έχει από τα πλέον πιο χρήσιμα, widely used και commonly accepted.

Τα πιο βασικά είναι το Google My Business, το Google Analytics, Google Ads και το new entry Google Hotel Ads. Όλα αυτά βοηθούν στο brand awareness, στο καλύτερο targeting του κοινού μας και το Tracking του ξενοδοχείου μας από την Google.

Google my business

Θα μπορούσε να υπάρχει virtual τουρισμός; Μοιάζει με σενάριο επιστημονικής φαντασίας και σίγουρα δεν μπορούμε να υπολογίσουμε με τα τωρινά δεδομένα. Επειδή λοιπόν, δεν υπάρχει προς το παρόν, όλα τα businesses, ειδικά όταν μιλάμε για ξενοδοχεία οφείλουν να έχουν καταγεγραμμένη τη διεύθυνσή τους στο Google και account με όλες τις πληροφορίες ώστε να μπορεί να τους εντοπίζει ο επισκέπτης. Πρόκειται για μία καταχώρηση των στοιχείων του ξενοδοχείου (τηλέφωνο, ακριβής διεύθυνση, ιστοσελίδα) όπου παρέχεται η δυνατότητα επικοινωνίας με τους πελάτες, προβολής φωτογραφιών από την επιχείρηση μέσω του εταιρικού λογαριασμού, αλληλεπίδραση μέσω των κριτικών της επιχείρησης.

Google Analytics

Όλα γυρίζουν γύρω από το direct booking και αυτό το εργαλείο μπορεί να μας δώσει μία ξεκάθαρη εικόνα του τι γίνεται στην σελίδα των κρατήσεων. To Google Analytics παρέχει αναλυτικά στοιχεία για όσους περιηγούνται στην ιστοσελίδα σας. Μας ενημερώνει με γραφήματα για τον χρόνο παραμονής του εν δυνάμει πελάτη μας, για τις σελίδες που επισκέφτηκε και από ποια χώρα βλέπει το site μας. Επιπλέον, αναφέρεται και το αν χρησιμοποιεί desktop ή Mobile, γεγονός που ίσως βοηθήσει πολλούς ξενοδόχους να δημιουργήσουν mobile-friendly ιστοσελίδες. Αποτυπώνει το κοινό του site μας με λεπτομέρειες και στοιχεία που δεν θα γνωρίζαμε αλλιώς. Μεγάλο ενδιαφέρον έχουν τα Real time reports, που δείχνει πόσοι επισκέπτονται την ιστοσελίδα του ξενοδοχείου, σε τι Pages, από ποια μέρη του κόσμου σε πραγματικό χρόνο. Τέλος, είναι ένα πολύ εύχρηστο εργαλείο.

Google Ads

It’s an ads world. Δεν είναι εύκολο στην χρήση αλλά αποτελεί ένα από τα πιο βασικά εργαλεία στα χέρια ενός ξενοδόχου. Σκεφτείτε πως λειτουργεί σαν μία δημοπρασία. Ο επισκέπτης ψάχνει κάτι στο google (keyword) και όλοι εσείς αλλά και οι ανταγωνιστές σας, «στοιχηματίζετε» (κάνετε bidding), με την σωστή ή όχι επιλογή των keywords που χρησιμοποιήσατε, για το αν θα κάνει click σε εσάς. Η Google αποφασίζει αν θα σας εμφανίσει σε υψηλή θέση κυρίως από το πόσο σχετική είναι η διαφήμισή σας με την αναζήτηση του επισκέπτη.

Google Hotel Ads

Ως μία προέκταση του Google Ads, το συγκεκριμένο tool δίνει έμφαση στην προώθηση των κρατήσεων μέσω της ιστοσελίδας σας, ως μία meta-search πλατφόρμα. Επιπλέον, το commission χρεώνεται με βάση την τιμή κράτησης και αφού έχει επιβεβαιωθεί αυτή. Οι φωτογραφίες στο συγκεκριμένο feature φαίνονται πιο σωστά και layout που βρίσκονται οι τιμές είναι ευδιάκριτο και η σύγκριση για τον επισκέπτη είναι πιο εύκολη.

Social media

Αναφορικά με τη διαχείριση των social media, ένα ξενοδοχείο μπορεί να διαθέτει από Instagram μέχρι και linkedin. Αφενός έχουν διαφορετικό ύφος, αφετέρου πρέπει να είμαστε το ίδιο συνεπείς και στα δύο αν τα επιλέξουμε. Ένα εργαλείο που βοηθάει πολύ στη διαχείριση πολλαπλών καναλιών επικοινωνίας και μέσων κοινωνικής δικτύωσης, είναι το Hootsuite. Ελέγχει τα σχόλια στην κάθε πλατφόρμα για το ξενοδοχείο σας ενώ παράλληλα προγραμματίζετε τι θέλετε να δημοσιευθεί, σε ποιο μέσο και πότε ακριβώς. Για ένα ξενοδοχείο ή για μία μικρή αλυσίδα με 2-3 μονάδες, το καλύτερο πλάνο είναι αυτό των 25 ευρώ τον μήνα. Δεν παρέχει content, μας βοηθάει στο να προγραμματίσουμε και να διασφαλίσουμε την συνεχή και consistent online παρουσία μας. Υπάρχουν ωστόσο και πολύ οικονομικές λύσεις για τη διαχείριση των social media, χωρίς να χρειάζεται να ασχολείται ο ξενοδόχος με τις δημοσιεύσεις, όπως αυτές εδώ.

Συγκριτικά με τα day-to-day tasks και το πώς μπορούν να οργανωθούν καλύτερα, η πλατφόρμα του Trello, μπορεί να βοηθήσει τόσο στη δημιουργία του πλάνου, όσο και στην ανάθεση των tasks. Αυτό που ενδιαφέρει πολλούς ξενοδόχους και συχνά δεν γίνεται, είναι το αναλυτικό reporting.

Δεν αναφερόμαστε στο micromanagement αλλά σε διαδικασίες που απαιτούν πολλές κινήσεις όπως η ανακαίνιση ή το opening του ξενοδοχείου, είναι χρήσιμο να υπάρχουν αναφορές με το τι πρέπει και το τι όντως έχει γίνει. Μπορείτε να οργανώσετε ολόκληρα projects με αρκετές υπο-ομάδες και να ορίσετε καθήκοντα με deadlines, ενώ παράλληλα παρατηρείτε την πορεία τους.

Blog

Ένα από τα αγαπημένα μας trend, είναι τα blogs των ξενοδοχείων και είναι κάτι που θέλαμε πολύ να κάνουμε, ακόμα και αν το ξεκινήσαμε εν μέσω μίας απρόσμενης κρίσης.

Η τάση αυτή ξεκίνησε περίπου την ίδια στιγμή που γεννήθηκε η έννοια της «ιστορίας» που πρέπει να έχει και να λέει το κάθε ξενοδοχείο.

Το blog είναι ένα παράθυρο στο όραμα των ξενοδοχείων και στο τι πιθανόν απασχολεί τους επισκέπτες του.

Τα τρία καλύτερα εργαλεία για το hospitality industry είναι το Youtube, το WordPress και το Medium.

Youtube

Εικόνα, ήχος, εικόνα και ήχος. Video με ενδιαφέρον και πρωτογενές content. Μηνιαίο blogging, ακόμα και εβδομαδιαίο, μπορεί να αυξήσει τους πιθανούς πελάτες του ξενοδοχείου. Καθώς η δημιουργία περιεχομένου για το blog απαιτεί χρόνο και το youtube διαθέτει εκατομμύρια επιλογές, πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη έμφαση στην ποιότητα του υλικού αλλά και στο concept.

Επίσης, δίνεται και η επιλογή της απόκρυψης σχολίων από χρήστες, κάτι το οποίο θα ήταν καλό να αποφύγετε.

WordPress

Εύχρηστο, γρήγορο και πολύ απλό. Το WordPress ακολουθεί κάποιους από τους γνωστούς κανόνες του blogging. Ευανάγνωστη γραμματοσειρά, ενδιαφέρον τίτλος, φωτογραφίες του ξενοδοχείου. Tα Google Analytics εδώ θα φανούν πολύ χρήσιμα. Αναφορικά με τις φωτογραφίες, καθώς είναι υψηλής ανάλυσης πρέπει να μην «βαραίνουν» την ιστοσελίδα όσο κάνει download.

Κάτι τέτοιο αποφεύγεται με την μείωση του μεγέθους, σε MB, της φωτογραφίας.


Medium

Είναι διαφορετικό από τα προηγούμενα και λειτουργεί ως πλατφόρμα όπου επιβραβεύει το content και την δημιουργικότητα, όχι τόσο τα clicks. Δεν είναι για όλα τα ξενοδοχεία, καθώς δεν σχετίζεται με διαφήμιση προϊόντων ή υπηρεσιών. Οι χρήστες γράφουν για εμπειρίες, για μέρη, για γεύσεις, πάντα με δικό τους περιεχόμενο και ύφος.

Επιπλέον, το blogging μέσω της συγκεκριμένης πλατφόρμας μπορεί να αποφέρει κάποια χρήματα, ανάλογα με το τι αντίκτυπο έχει στο κοινό. Υπάρχει ένα συνδρομητικό fee της τάξεως των 4,60 ευρώ ανά μήνα.

Τέτοια εργαλεία έχουν πραγματικό effect αν έχουν στρατηγική και συνέπεια στην ανάρτηση content και δημοσιεύσεων.

Gotomeeting

Οι πιο πολλοί από εμάς αυτή την περίοδο αναζητήσαμε εφαρμογές και εργαλεία για την remote work εποχή. Ελπίζουμε να μην κρατήσει πολύ αλλά κάποια από αυτά τα apps μπορούν να φανούν χρήσιμα και μετά. Το Gotomeeting ενδείκνυται για meetings είτε με λίγα είτε με πολλά άτομα. Μπορείτε να κρατήσετε σημειώσεις, να κάνετε screen sharing, να δημιουργήσετε ένα συγκεκριμένο link για τις τηλεδιασκέψεις και να είστε συνεχώς connected, όποτε χρειάζεται.

Dropbox

Μία πολύ καλή συνήθεια που μπορούμε να διατηρήσουμε και μετά την αναγκαστική εργασία από το σπίτι, είναι τα cloud services. Το Dropbox και το GoogleDrive είναι δύο εξαιρετικά και αξιόπιστα εργαλεία που έχουν τόσο desktop όσο και Mobile εφαρμογές ενώ είναι πολύ εύκολο στην χρήση και διαχείριση των αρχείων σε δεύτερη φάση. Είναι cloud storage services και αποθηκεύουν οποιοδήποτε αρχείο επιλέξετε εσείς ενώ οι αλλαγές γίνονται σε πραγματικό χρόνο.

Οι μόνες διαφορές που έχουν είναι ότι το Google Drive παρέχει μεγαλύτερη χωρικότητα ενώ το Dropbox είναι πιο γρήγορο στις αλλαγές σε real time.

Hospitality recruitment agencies

Τέλος, ένα εργαλείο που χρησιμοποιούν αρκετοί ξενοδόχοι, είναι τα recruitment Agencies, εταιρείες δηλαδή που αναλαμβάνουν εξ ολοκλήρου ή τμηματικά την εύρεση εξειδικευμένου προσωπικού. Το προσωπικό των ξενοδοχείων είναι η εικόνα του και η ουσία του. Το να απαρτίζεται από επαγγελματίες που θέλουν και είναι κατάλληλοι για την κάθε θέση αποφορτίζει τον ξενοδόχο από ζητήματα που προκύπτουν με το προσωπικό και βοηθάει σε καθημερινό και μακροπρόθεσμο επίπεδο.

Έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε οποιαδήποτε εταιρεία θελήσετε, αλλά είναι σημαντικό να έχετε έναν συνεργάτη να σας υποστηρίζει σε ξαφνικές απώλειες, στην βελτιστοποίηση των υπηρεσιών, στην κάλυψη θέσεων ή ακόμα και στην συμβουλευτική για θέματα προσωπικού. Αυτό που έχουμε παρατηρήσει, όντας στην ελληνική αγορά 3 χρόνια και στην Ευρωπαϊκή 5 συναπτά έτη είναι πως αφενός η διαδικασία εύρεσης προσωπικού είναι δύσκολη, αφετέρου υπάρχουν ειδικοί που μπορούν και το κάνουν με επιτυχία. Μπορείτε να έρθετε σε επαφή με εμάς εδώ, αφού κάνετε τη δική σας έρευνα επιλέγοντας τον κατάλληλο συνεργάτη.

Όλα αυτά τα εργαλεία μας φέρνουν πιο κοντά στον πώς ακριβώς θα προσαρμοστούμε την επόμενη μέρα και να είμαστε συνεχώς updated με τις εξελίξεις. Αυτή η τάση, γνωστή και ως digital transformation είναι κρίσιμη για να μπορέσουμε να στηριχτούμε ξανά στα πόδια μας και αυτή η παύση που έχει γίνει να είναι μία καλή αφορμή να κάνουμε πολλά βήματα μπροστά, μένοντας στο σπίτι.